你可以幫你的會議效能健檢
全球知名的會議時間投票工具”Doodle”，在2019年做了一項很有趣的調查，他們說，光美國地區，每年有這4000億美金的經濟損失，是來自於無效的會議工時。而這些錢怎麼花掉的？最大的肇因，就是議程不清楚與產出不具體。
在我們2020年的開課經驗中，雖然學員們對視訊會議的互動技巧，收穫不少。不過，回到基本面，『這個會議到底值不值得開』，仍然是大家比較會困擾的話題。
所以，我們透過這個機會，將自己多年來的實戰經驗融入，拆分一個視訊會議形成要件，為九大關卡，希望能幫助學員們，未來不管是召集例會、專案會、啟動會、檢討會、BS腦力激盪會議、Ad-Hoc會議、 會前會等等等，都能夠得到更好的會議效果。
第一關 議題重要嗎？
每個組織都會有什麼是”重要”的定義，但我們要避免”頭痛醫頭，腳痛醫腳”的議題，因為不精準的問題（或者因意氣用事操作的問題），都會導致會議的無效率：
『A部門獲利一直起不來，所以開會檢討B部門』『B公司在產品研發進度超前我們，所以我們來開會檢討一下目前我們產品研發進度』
第二關 有具體目的與產出嗎？
場景：財務跑去找總經理，因為各分公司嚴重超支，希望總經理主持一場Cost Down的會議。結果會中，各分公司都說報支都為了開展當地業務活動，沒妥協餘地。芭樂拳喊了一個小時，總經理最後無奈裁決：『那就請財務下去再分析一下，看還有沒有可以刪減的預算。』
當產出不是那麼具體時，不只會讓會議離題，也會分裂出更多的無效會議。
第三關 可否透過協作來取代會議？
『今天會議就是來討論一下，這份簡報該怎麼改。』『等一下例會，你把SAS報表倒出來，做成ppt給同仁看！』
雲溝通的數位趨勢，許多經理人都必須去正視自己的管理風格。上面的情境，都是有機會可透過非同步遠端協作，就可shoot掉的議題。經理人只要做到異常管理就好。
第四關 參與者有權決策嗎？
尬會，是許多經理人常體會過的狀況。通常經過一段權衡，指派部門代理人，或次級主管去上線參與相對不是那麼重要的會議。若你身為會議主席，要判斷與會者有沒有權力下決策，而不是任由”把議題帶回去研究看看，分析看看，討論看看，評估看看，等等看其他部門怎麼做”……那這個議程也請你拿掉，待對方有權決策者參與後，再安排。
第五關 需要看到人嗎？
這邊是個文字、語音或視訊的抉擇點。這三者都有互動的元素，但是對人類知覺系統來說，溝通的安全感就差很多。若信任感足夠，且沒有太多需要展示的情境，語音與文字的通訊就很足夠了。唯獨，目的若有創造客戶關係、透過肢體傳達承上啟下的指令、或建立團隊情誼，視訊是最好的選擇。
第六關 會前拿的到相關資料嗎？
有些會議，是可以在會前闢一個時間，大家共同閱讀某些文件。但在大多數狀況，我們是建議能夠先拿到跟閱讀過最好。你可能覺得這會議很關鍵，其他人可能沒有這種認知。為了不讓主持人一個人獨撐會議的品質，要求與會者會前準備，是非常重要的。
第七關 議程清晰嗎？
有沒有辦法讓與會者看完議程，就可以感受到自己的重要性跟價值，就考驗會議主持人的功力。另外，會議主持人應該要很清楚，關鍵與會者的與會時間段。尤其連線環境不佳，車上、機場、餐館，或者有時差的因素，都要去把議程挪上挪下。
對了，與會者的挑選也很重要，數一下你的會議，有多少比例的”旁聽學習者”。
第八關 有沒有找到很強的會議主持人？
會議主持人應該是在組織裡面，具備相當影響力的人。好的會議主持人，會當責的，消滅更多的無效溝通。儘快找出這樣的人，然後在公司裡面複製與培養。
第九關 會議互動時間多嗎？
多使用數位工具，創造更多遠距互動的機會。在視訊環境中，每個人的”耐力值”基本上趨近於零。這又呼應第六關，若大家事前都能閱讀好資料，省出來的”單向報告”時間，可以做很多更有生產。
