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ACCUPASS 展會活動科技|活動報到有感提升效率 50%!

by ACCUPASS 活動編輯室

凡是舉辦過活動的人,都有在櫃台找報到名單跟簽到的經驗。找的再快,最少也要花你 15 秒,10000 人就是 15 萬秒,也就是 2500 分鐘,超過 40 個小時的工作時間。

我們常常低估了活動現場的突發狀況和所耗時間。

在活動中,我們常常花費大量時間和人力籌備活動,卻忽略現場簽到測試設備等活動環節,一但有所延誤,累積起來會大幅影響後續的流程,導致活動延宕而冗長。

身為活動主辦方,我們都希望讓事情能快速、輕鬆得順利進行,將精力放在更重要的事情上面。這時候善用活動科技和以下案例,讓活動更專業、更有效率,參與者在一入場就有良好的體驗!

ACCUPASS 展會活動科技|活動報到有感提升效率 50%!

活動展會科技是什麼?

是一種幫助活動效率有效提升、加成活動體驗的工具,包括會議報名系統、展示科技、活動數據資訊等,降低繁雜且容易搞混的重複性、機械性工作。選對工具,能夠幫助你分擔現場工作,更能有效影響整體活動的流程順暢度、收集資訊彙整到線上,為你的參與者帶來舒適的體驗。

活動展會科技應用場景

大型展會、論壇高峰、企業家庭日、春酒、尾牙活動或是私人餐酒會皆適用。

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舉辦展會活動常見痛點

1. 報到效率慢,總是大排長龍

想像一下進入展會活動簽到時,要經歷哪些流程?報姓名、找名單、發識別證……光是一個流程就消耗 20-30 秒跑不掉,如果 10 分鐘內一次湧進了 50 人到 100 人,不難想像在活動一開始就塞成一團,讓眾多參與者在外面空等浪費時間。

2. 出錯率高

一份簽到名單下來需要經歷輸入名單資料與製作識別證,是重複性高、庶務性質中的日常工作,人工協助簽到的同時要應變在場許多突發狀況,分心下就容易出錯。回想一下,你是否曾經遇過上百人的會場,識別證名字印錯、少印的情況呢?

3. 人員成本吃重

如果你想提升活動品質,尤其是大型展會(參與者 200 人以上),那麼最好的方法是請多一點人手,讓每個人的分工專精化,越細越好,以確保無法控管活動狀況的情況發生。一場大型展會至少要 20 個工作人員甚至更多人來協助活動順利進行,人力成本吃重、也容易閒置多餘人力。

4. 難以將活動資訊數位化

參加活動在紙本簽名簿上簽到?參觀展覽時手上拿紙本入場券?雖然以上的活動環節很常見,卻無法立即掌握當下報到狀況,報名者資料也難以留存作後續通知,如果沒有收集資料的長期策略,就難以將辛苦舉辦而來的用戶資訊做重複使用,邀請參與者做下一次活動的報名。

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解決痛點!展會科技如何幫你提升活動體驗?

在大型活動中,最困擾的就是傳統的人員行政作業,例如「簽到程序」與「記名集點機制」。通常因為過於簡單而傾向使用人力解決,然而只要將你的活動資訊數位化,線下的活動行為可以深度與線上名單資料庫做整合,讓你打造暢通的線上線下活動體驗。

每一場活動就像是一趟旅程,

就讓自助報到體驗開啟旅程的第一步

專屬驗票 APP|減輕人力,快速掃碼一秒入場

ACCUPASS Partner 是活動主辦方得力的 app 驗票工具,能夠即時一覽報到數據、報到狀況以及參與者名單。支援多人協作授權驗票,加速活動進場就是如此簡單!

無人自助報到機|實名制零接觸,自助隨到隨簽

由報名者到場自主驗票,紅外線掃描驗票,面板操作簡單易懂,實現實名制零接觸,輕鬆完成自助報到!給予報名者快速、便捷的報到體驗。

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識別證即時列印|貴賓識別證不再尷尬出錯

驗票同時即列印識別證,報到流程輕便又快速!識別證的內容、排版、尺寸等皆可依照活動需求客製化。讓識別證與活動呈現視覺一致性,提升企業品牌整體感。

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跨活動平台的報名資料匯入|不只一個報名管道?名單一鍵通通匯進來

ACCUPASS 驗票機制能夠跨平台支援不同活動平台的報名名單。透過 CSV 資料匯入ACCUPASS活動平台,即可有效簡化流程,實現單一驗票管道

RFID 晶片感應|集點電子化,記名集點線上透明化

RFID 是一種感應與通訊的技術,最為人熟悉的應用場景為悠遊卡。ACCUPASS可將 RFID 晶片串接活動入場票券,同時擁有掃碼集點、加值功能,取代傳統一次性的活動印刷物、減少浪費。

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支援晶片式貼紙、電子手環、悠遊卡載具等;可透過感應記錄下活動中每一個進行的行為(例如加值、兌換、集點等),追蹤後台的活動人流輪廓分析。

適用於大型企業的內部活動、家庭日、園遊會、運動日與尾牙春酒等場景。

臉部辨識科技超方便|刷臉就可入場、兌換、集點

除了綁定RFID晶片或是透過手機掃碼,我們也提供臉部辨識技術,讓所有活動參與者可以刷臉進入各大展會空間或進行闖關、集點兌換。

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如果你希望應用在家庭日、尾牙抽獎或是園遊會等場景供給你的內部員工使用。ACCUPASS 另提供客製化的報名表設計服務與闖關設計機制,從線上延伸至線下,創造更便捷、舒適、環保的活動體驗!

使用 ACCUPASS 展會活動科技的優點

1. 實現零接觸實名制簽到,防疫好安心

只要參與者透過 ACCUPASS 系統報名,即可從中進行報名資料多重核對,ACCUPASS報名系統整合金流與參與者資訊,現場自助報到機能確保在零接觸、實名制的情況下報名,安心完成防疫與簽到機制。

2. 有感降低 50% 人力成本

通過過往成功客戶給予我們的回饋,在大型展會與企業尾牙場合,以往超過上千人的活動需要 5-8 位人手專門負責簽到程序。導入自助無人報到機方案,不僅簽到負責人數減半,短短 30 分鐘內也能大幅消化簽到人流。

3. 減少行政複雜度

傳統集點、兌換獎項需要人手與紙本文宣、電腦支援,行政程序複雜且笨重,通過 RFID 感應技術或人臉辨識,即可隨時將資料回傳至系統後台,整理名單與追蹤活動行為輕鬆快速。

4. 簽到成功率提升 40%

透過電子化掃碼加快效率,避免人工作業出現的失誤,有效提升簽到成功率,能夠在活動後台有效追蹤實際報名人數、到場人數,掌握數據追蹤活動成效。

客戶成功案例|使用ACCUPASS 活動展會科技的客戶

1. 台大智活中心

在「智慧與健康——從原型到產品的挑戰與實踐」論壇中使用「識別證即時列印服務」與「App簽到服務」,加速識別證發放,減少出錯度。

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2. 威立顧問股份有限公司

在會議中使用「QRCode 電子報到系統』,並導入「無人自助報到機」,讓現場活動的簽到程序不間斷、高校且自動得自己運作。與會者無需排隊等候,有效減輕了主辦方的人力成本,保持會場的動線暢通。

▶ 了解更多活動科技運用場景

如何申請 ACCUPASS 活動展會科技服務?

你可以從這裡了解更多活動展會科技的相關資訊,並透過該頁面的諮詢表單與專業顧問聯繫,為你的活動提供最適合的需求。

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